Schritt 1 — Belege sammeln
Alle Rechnungen des Abrechnungsjahres: Heizung, Warmwasser, Wasser, Müll, Versicherung, Hausreinigung, Hauswart, Gartenpflege, Strom für Gemeinschaftsflächen. Wichtig: nur Belege des Abrechnungszeitraums.
Schritt 2 — Umlagefähigkeit prüfen
Nur Positionen aus § 2 BetrKV sind umlagefähig. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sind NICHT umlagefähig. Häufiger Fehler: Hausmeisterleistungen sind umlagefähig, Verwaltungstätigkeiten nicht.
Schritt 3 — Verteilerschlüssel wählen
Pro Kostenart einen Schlüssel: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch, Wohneinheit. Heizung und Warmwasser müssen verbrauchsabhängig (50–70 %) sein. Im Mietvertrag muss der Schlüssel hinterlegt sein — Änderung braucht Zustimmung.
Schritt 4 — Verbräuche erfassen
Zählerstände für Wasser, Strom, Gas, Wärme. Digitale Zählerablesung erspart manuelle Erfassung.
Schritt 5 — Abrechnung erstellen
Pro Mieter: anteilige Kosten pro Position, Vorauszahlungen abziehen, Saldo (Nachzahlung oder Guthaben). Mit Erklärungen, sodass der Mieter die Berechnung nachvollziehen kann.
Schritt 6 — Versand & Frist
Innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums versenden. Verspätet = Nachforderungs-Anspruch verfällt.